Не знаю, як кого, а мене в дитинстві забавляло таке: написати собі список справ, і, осилив їх, методично викреслювати. Простий спосіб відчути смак досягнень. Для відчуття масштабності проекту в дитинстві достатньо було злегка схитрувати - не просто нашкрябати в плані: «прибрати кімнату», а розписати по дрібних завдань: «протерти пил», «підмести», «розкласти підручники» - а потім викреслювати всі пункти з почуттям виконаного боргу.
Практика більш зрілого віку показала, що це був воістину дитячий підхід. Тепер для того, щоб пишатися собою, хочеться не множити кількість завдань, а скорочувати їх.
Підтвердженням цього нехитрого міркування стала система getting things done (GTD) - за назвою книги Девіда Алена (в російській перекладі - «Як розібратися зі справами»). Інша справа, що автор системи GTD, будемо її так називати для стислості, запропонував досить гнучкі методи для скорочення як кількості завдань, так і часу на їх виконання.
Що заважає розібратися зі справами
Система GTD базується на кількох принципах.
· Інформацію про намічені справах слід тримати не в голові, а в якому-небудь більш надійному місці. За рахунок чого звільняється наша оперативна пам'ять, пропадає страх щось втратити і знаходиться енергія для більш творчих завдань.
· Для більшості людей робота пов'язана з багатозадачністю і постійними перемиканнями. А останнім часом - ще й зі слабкою передбачуваністю робочого процесу, який тепер складається не тільки з виконання робочих завдань, але і комунікацій, сторонньої інформації та маси відволікаючих чинників, що крадуть нашу увагу. Від цього виникає враження навалився на тебе сніжної грудки, з-під якого не видно ні перспектив, ні глобальних завдань, на кшталт «навіщо мені все це потрібно».
· Старі системи організації завдань на зразок щоденника, стають малоефективними: одна справа тягне за собою кілька інших, інше - провисає на проміжному етапі, третє відкладається - стало бути, з ключовим завданням «звільнити голову від рутини» щоденник не справляється.
GTD - свого роду тривимірна модель для планування робіт. А разом з новим виміром з'являється і нова філософія.
Точка входу
За великим рахунком, ми з нашими завданнями зокрема і з будь надходить інформацією в цілому повинні працювати, як у гарній бухгалтерії: планування - облік - контроль. Такий раціоналістичний підхід не повинен лякати: він потрібний, щоб розгребти цю божевільну купу і зайнятися більш піднесеними речами.
Почнемо з прикладу базової процедури, яку треба проводити з будь надходить інформацією: від запланованих справ до телефонних прочуханів. Послідовність дій така:
1. Зрозуміти, чи вимагає входить інформація подальших дій? Якщо ні, то вона переміщається в одне з трьох місць: у сміття, в папку «Відкладене» або в довідковий матеріал.
2. Якщо входить інформація все-таки вимагає подальших дій, спочатку треба визначити, який бажаний результат.
3. Тепер слід зрозуміти, чи здатні ви впоратися з цією справою за дві хвилини (між іншим, за цей час можна зробити масу корисних речей: продиктувати телефон, розвісити білизну з пральної машинки, написати список завдань на завтра). Якщо справа займе дві хвилини - ура: виконуємо і забуваємо. Якщо ні, його можна кому-небудь передоручити. Але не завжди. Тоді викручуватися доведеться своїми силами: справу доведеться занести в плани в один з двох розділів: до певного терміну або коли знайдеться час.
Тепер виникає логічне запитання: а що там із згаданими папками і розділами? Погана новина в тому, що якраз велика кількість папок відлякує неофітів від системи GTD. Хороша новина в тому, що розібратися з ними не складніше, ніж навчитися кататися на велосипеді. Почнемо трохи здалеку: уміння працювати з інформацією особливо не знадобиться, якщо ви не розібралися з питаннями планування.
Планування: мрії та списки
Ті, хто вже стикався з системами організації робочих процесів, анітрохи не здивується: GTD точно так само базується на необхідності планувати свої дії - як короткострокові, так і довгострокові.
Ресурси, присвячені системі GTD:
Англомовні:
- Сайт Девіда Аллена: https://davidco.com
- https://lifehack.org/articles/tag/gtd
Російськомовні:
- Getting things done в російській перекладі: https://upr.org.ru/Articles/GTD/Content.htm
- https://lifehacks.land.ru/
- https://lifehacker.ru/topics/getting-things-done/
Отже, беремо аркуш паперу і в довільному порядку складаємо список «хотелок» - прагнень, проектів, потреб, які необхідно реалізувати зараз або в майбутньому. Високі цілі тут будуть сусідами з побутовими потребами, а прості справи - з масштабними проектами, удаваними недосяжними. Тепер, коли плани з голови перенесені на папір, їх доведеться розсортувати.
Перше: поточні проекти - все, над чим ви зараз працюєте. Друге: плани на 1-2 роки - те, чим ви хочете зайнятися в найближчій перспективі. Третє: бачення через 3-5 років, образ майбутнього, яким ви його собі уявляєте у світлі ваших справ. І, нарешті, GTD рекомендує поміркувати на тему того, який ви взагалі уявляєте своє життя років так через 20 - і як цього досягти.
Потім настав час спуститися рівнем нижче - і поглянути, як можна реалізувати кожен з цих планів. Проблема мрійників в тому, що вони часто непевний уявляють собі результат. Як ви зрозумієте, що ваш проект вдало реалізований? Що таке у вашому випадку успіх?
А тепер найважливіше: кожен ваш план з цього моменту розглядається як проект, що вимагає певної послідовності дій в ім'я результату. Тому виникає необхідність розписати послідовність дій, що призводять до мети. Так ми поступово спускаємося на самий базовий рівень, з якого був початий розмову: дорога до великих проектів починається з щоденної послідовної роботи над ними. А щоб впоратися з усіма завданнями, нам потрібно розчистити простір від рутини і лушпиння. І ось тут нам знадобляться папки і каталоги.
Де твоя папка, чувак?
Список завдань у нас вже є - він ще стане в нагоді в господарстві.
Тепер нам потрібно сховище «Вхідні», яким може стати лоток, коробка, папка. Сюди повинна складатися входить інформація, зафіксована на папері (стікері, бібліотечної картці).
Папка «Терміново» - сюди поміщаються листочки з усіма справами, які необхідно виконати швидко і до певного терміну.
Папка «Коли з'явиться час» - тут зберігаються листочки із записами відкладених до кращих часів проектів.
В папку «Відгук» переміщаються ті проекти, розвиток яких залежить від втручання третіх осіб, очікування дзвінка, дозволи, візи і т.д. Можливо, доведеться нагадувати потрібним людям або організаціям про те, що ви чекаєте їх реакції.
І ще одне сховище, назване Алленом «Довідкова інформація»: сюди попадається те, що може стати в нагоді надалі - чужі візитки, адреси і телефони, довідники та інші речі, що полегшують життєву навігацію.
У роботі з папками важливо пам'ятати дві речі. По-перше, листок із завданням може перекочувати з одного сховища в інше. І, по-друге: вміст всіх папок (а також свої щоденні, щотижневі та перспективні плани) треба регулярно переглядати - і якщо буде потрібно, підганяти їх під мінливу реальність.
Система GTD - взагалі досить гнучка штука: про це свідчить те, що її здатний розвивати і модифікувати для своїх потреб не тільки гуру-винахідник, але і будь-хто. Існує чимало англомовних блогів, присвячених темі GTD: розповідями про свої досягнення та особистих дрібних винаходи, що дозволяють поліпшити свою продуктивність. Російською мовою таких ресурсів менше, але вони є.
Сам Девід Аллен часто порівнює володіння GTD з бойовими мистецтвами, маючи на увазі стан повного спокою і розкутості - природно, що кожен «боєць» привносить елементи своєї індивідуальності в техніку бою.